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吴江小区安全保卫档案管理制度
发布者: 发布时间:2014/3/18 阅读:2316

目的

  为规范并指导管理处安全保卫档案资料的建立管理,特制定本规程。

适用范围

管理处物业安全保卫档案资料建立与管理。

内容

1.档案的接收。

接管后,负责接收安全保卫初始档案料,将收集、建立并完善各管理档案,包括:

(1)小区消防资料。

(2)监控设备及刻录的光盘

(3)进出大门登记表。

(4)管理服务常用档案料。

2. 建档。

(1)档案行分,并按类别编"档案文件清"

(2) 个月对资行一次整理档。

3. 档案料的使用。

(1)档案供管理处员工因工作需要时查阅或借出使用,非工作原因或非管理处员工未管理处经理批准不得查阅或借出档案。

(2) 户资料、工个人料及其他有保密要求的文件和料的管理要求:

①无不可查阅

②不可印或离档案室。

③不可播其内容。

(3) 档案借出时应进行登,填写“文件借表”,由借字。

①借阅时间不得超3 天,超3须经管理处经理在“文件借表“上字批准方可借

②存档的磁、光及客工个人的档案料一律不得借出。

4. 档案料的更。档案时应变更“档案文件清单”"

5. 档案料的保存。

(1)档案放置,收集在档案盒里,整齐摆放在档案柜中,并填写“存档文件目录表”。

(2)档案室应保持环境清洁;档案架,档案柜、箱、盒等保持完好和适当的温度和湿度;配备干燥器、灭火器。

(3)资料的保管措施应达到:防止档案损毁散失,确保档案内容信息的完整与安全,防止泄密等目的。

(4)档案资料的保管期限见相关文件管理规定。

6.档案的销毁。

(1)走过保存期或经鉴定确认无保存价值的档案资料,由物业管理员填写“过期文件处理登记表”报客服主管审核,经管理处经理批准后予以销毁。

(2)销毁档案时,应有两人以上在场,监销人应复核销毁内容。

 
 

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